Lohn- und Gehaltsabrechnung in China

Innerhalb der letzten zwanzig Jahre hat sich China als hervorragender Standort für unternehmerisches Wachstum erwiesen. Trotz der erheblichen Unsicherheiten und Herausforderungen, die die Covid-19 Pandemie mit sich brachte, erholte sich der chinesische Markt schnell und wurde für seine stabile Wirtschaftsleistung immer wieder gelobt. China bietet weiterhin großes Potenzial, unabhängig davon, ob Sie planen, Ihre Geschäftsaktivitäten vor Ort auszuweiten oder eine neue Niederlassung in Asien zu gründen.

Nach den aktuellsten Veröffentlichungen des nationalen Statistikamt Chinas, wuchst die chinesische Wirtschaft gegenüber dem Vorjahr um 8,1%. Bereits vor der Pandemie galt der chinesische Markt als unumgänglich für multinationale Unternehmen und KMU, die unternehmerische Chancen suchten und Wachstum anstrebten. Darüber hinaus ist China seit 2009 der größte Exporteur von Waren und der zweitgrößte Importeur der Welt.

Eine zuverlässige und ordnungsgemäße Lohn- und Gehaltsabrechnung vereinfacht es Unternehmen nach der Gründung ungemein, ihren Betrieb in China aufzunehmen. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick, was Sie im Rahmen der Einrichtung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in China beachten sollten:

WAS IST EINE LOHN- UND GEHALTSABRECHNUNG?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung dokumentiert, aus welchen Bestandteilen sich das Entgelt eines Arbeitnehmers innerhalb eines bestimmten Zeitraums zusammensetzt. Sie bildet nachvollziehbar die Berechnung des Gehalts, inklusive abzugsfähiger Bezüge, vermögenswirksamer Leistungen sowie der abgeführten Lohnsteuer etc., ab. Diese Berechnungen und Zahlungen müssen auch für Personen wie bspw. Solo-Selbständige oder Aushilfen, die in einem Dienstleistungsverhältnis mit dem Unternehmen stehen, vorgenommen werden.

Die Gehaltsabrechnung wird in der Regel im Rahmen der internen Buchhaltung oder von einem externen Payroll-Anbieter vorgenommen. Konzerne oder Großunternehmen, die viele Mitarbeiter, Berater, Dienstleister oder Zeitarbeitskräfte beschäftigen, haben meist eine spezielle Abteilung, die die Gehaltsabrechnung vornimmt. Sie verfügen häufig über eine HR-Software oder Anwendungen, die speziell der Gehaltsabrechnung dienen und die Verwaltung ihrer monatlichen Gehaltsabrechnung vereinfachen.

RECHTLICHE GRUNDLAGEN DER ENTGELTABRECHNUNG

Das chinesische Arbeitsrecht garantiert Arbeitnehmern eine Reihe von Rechten und Absicherungen:

• Anspruch auf Mindestlohn
• Anspruch auf einen formellen Arbeitsvertrag
• Wöchentliche Arbeitszeit von maximal 40 Stunden und eine gesetzliche Überstundenregelung inkl. fester Überstundensätze
• Recht auf die Bereitstellung eines Eigenheimfonds
• Anspruch auf Jahresurlaub
• Anspruch auf eine Mitgliedschaft in der Sozialversicherung, die Renten-, Kranken- sowie Arbeitslosenversicherung abdeckt

DAS SOZIALVERSICHERUNGSSYSTEM IN CHINA

Das Sozialversicherungssystem in China finanziert sich aus obligatorischen Beiträgen, die in staatliche Fonds geleistet werden. Die Beiträge werden sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer geleistet und monatlich durch den Arbeitgeber abgeführt. Arbeitgeberbeiträge der Krankenversicherung beispielsweise fließen in einen allgemeinen staatlichen Fonds. Die Arbeitnehmerbeiträge werden innerhalb des jeweiligen Fonds auf individuellen Konten geführt, die die Nachvollziehbarkeit der geleisteten Beiträge gewährleisten. Hieraus können Versicherungsleistungen begrenzt auf die Höhe der individuell abgeführten Beiträge übernommen werden.

Je nachdem welche Stadt Sie als Standtort für Ihr Unternehmen wählen, können die Pflichtbeiträge von Arbeitgeber und Arbeitnehmer variieren. Diese werden in folgende Fonds der Sozialversicherungsträger abgeführt:

• Krankenversicherung
• Mutterschaftsversicherung
• Arbeitsunfähigkeitsversicherung
• Rentenversicherung; und
• Arbeitslosenversicherung

Der Eigenheimfonds zählt nicht zum Sozialversicherungssystem, dennoch muss hier ein obligatorischer Beitrag geleistet werden (ausländische Arbeitnehmer, die in China arbeiten, sind hiervon ausgenommen). Aufgrund der Verpflichtung zur Zahlung wird er informell auch als Teil der Sozialversicherung bezeichnet. Arbeitnehmer können ihn in Höhe der geleisteten Beiträge für eine Anzahlung zur Errichtung eines Eigenheims nutzen.

Der von einem Arbeitgeber beigesteuerte Anteil ist in der Regel höher als der des Arbeitnehmers. Arbeitgeber leisten in der Regel einen Beitrag zwischen 5 und 25 Prozent des Jahresgehalts des Arbeitnehmers, der teilweise während des Einstellungsprozesses im Gespräch mit dem Arbeitnehmer sogar verhandelt und angepasst werden kann.

BESTEUERUNG IN CHINA

China hat – ähnlich wie Deutschland – ein progressives Einkommensteuersystem, das abhängig von Höhe des individuellen Einkommens von 3% bis 45% reicht. Das Einkommensteuergesetz (EstG) wird nicht nur chinesischen Arbeitnehmern auferlegt, sondern auch Ausländern, die in China leben oder in einem in China ansässigen Unternehmen angestellt sind.

Die chinesische Einkommensteuerpolitik behandelt ausländische Arbeitnehmer vorteilhaft und ermöglicht es ihnen, zusätzliche Abzüge in Anspruch zu nehmen (bspw. für Bildungs- und Erziehungskosten von Kindern, Mietkosten, Behandlungskosten schwerer Erkrankungen, etc.)

Lohnsteuern werden vom Arbeitgeber einbehalten und müssen vor dem 15. eines jeden Monats an das Finanzamt abgeführt werden. Gegebenenfalls werden auch Steuern auf Vorzugsaktien, Boni oder Abfindungen einbehalten.

PAYROLL NACH CHINESISCHEM ARBEITSRECHT

Im Rahmen der Entgeltabrechnung Ihrer chinesischen Niederlassung muss die Zahlung an die Mitarbeiter in der offiziellen Währung des Landes, dem chinesischen Yuan, erfolgen.

Als Arbeitgeber sind Sie zudem gesetzlich verpflichtet, Ihren Angestellten einen umfangreichen schriftlichen Arbeitsvertrag zu unterbreiten. Dieser sollte den Umfang der vereinbarten Aufgaben, eine dafür angemessene Entlohnung, Überstundensätze, Sozialversicherungsleistungen und andere obligatorische Beiträge, die einbehalten werden müssen, detailliert beschreiben.

In einem chinesischen Arbeitsvertrag sollten außerdem weitere Ansprüche wie die zur Verfügung stehenden Urlaubs- und Krankheitstage und Klauseln für den Fall von arbeitsrechtlichen Streitigkeiten enthalten sein. Zudem sollten Vereinbarungen zur Lohnfortzahlung und Vorsorgeleistungen etc. getroffen werden. Beispielsweise dürfen In China Mitarbeiter bis zu 12 Monate unter Lohnfortzahlung krankgeschrieben werden, wenn es sich dabei um einen Arbeitsunfall oder eine Berufskrankheit handelt. Wird ein Arbeitnehmer aus einem validen Grund gekündigt, ist die Einhaltung einer Kündigungsfrist nicht notwendig, dies ist jedoch der Fall, wenn es sich um eine Kündigung ohne besonderen Grund handelt. In diesem Fall muss zudem eine Kündigungsfrist von 30 Tagen eingehalten werden.

Um Mitarbeiter legal einstellen und bezahlen zu können, müssen Sie eine Niederlassung in China gegründet haben und benötigen dementsprechend auch eine HR- Abteilung, um Gehaltsabrechnungen vorzunehmen. Alternativ können Sie diese Payroll- an einen externen Partner auslagern, der sich mit den komplexen Rechtsvorschriften im chinesischen Arbeitsrecht auskennt.

VORTEILE DES OUTSOURCING DER LOHN- UND GEHALTSABRECHNUNG

  1. Erhöhte Produktivität

Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung ermöglicht es Unternehmern und Managern, sich auf strategisch wichtigere Themen zu fokussieren und ihre Ressourcen so aufzuteilen, dass das Unternehmen langfristiges Wachstum generiert.

  2. Kosten sparen

Durch das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen entsprechenden Anbieter, können die mit der Erstellung der Gehaltsabrechnung verbundenen Kosten für Unternehmen erheblich gesenkt werden. Dies gilt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen mit begrenzten finanziellen und personellen Mitteln.

  3. Erhöhte Datensicherheit

Angesichts der Komplexität der Entgeltabrechnung, bleibt bei der Verwendung interner Prozesse und Software immer das Risiko bestehen, gegen Datenschutz zu verstoßen. Durch das Outsourcing dieser Aufgaben, minimieren Sie das Risiko des Datenmissbrauchs vertraulicher Informationen – beispielsweise der Veruntreuung oder des Identitätsdiebstahls.

  4. Kontakt zu Fachexperten

Im Rahmen des Outsourcings der Gehaltsabrechnung wird diese von hochqualifizierten Fachkräften vorgenommen. Sie bilden sich laufen fort und sind in der Lage, relevante Gesetzesänderungen in Ihrem Gehaltsabrechnungssystem zu implementieren.

  5. Fehler und Strafzahlungen vermeiden

Aufgrund der Erfahrung und des Fachwissens der Expertenteams, können durch die Auslagerung der Gehaltsabrechnung Fehler und Strafzahlungen vermieden werden. Dies spart zusätzlichen Zeitaufwand und unnötige Kosten ein.

Die meisten Unternehmen lagern ihre Buchhaltung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgrund der oft hohen Komplexität an externe Dienstleister aus. Gerade kleinste Unternehmen mit einer geringen Mitarbeiterzahl, die über keine separate Payroll-Abteilung verfügen, profitieren durch die Inanspruchnahme von Experten mit fundierten Kenntnissen. Hierunter fällt beispielsweise die Bereitstellung von Mitarbeiterinformationen über eine Software, die Ihnen einen Überblick zu geleisteten Arbeitsstunden, Gehaltseinstufungen und Klassifizierung der Angestellten gibt. Einige Dienstleister bieten auch Unterstützung bei der Steuererklärung und Einreichung von Unterlagen sowie im Umgang mit staatlichen Einrichtungen und anderen Aufsichtsbehörden.

Abschließende Überlegungen

Wenn Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister auslagern, können Sie sich auf strategisch wichtigere Aspekte konzentrieren und Ihre Ressourcen entsprechend planen. Durch das Outsourcing im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags minimieren Sie Ihre Risiken. Über spezielle Payroll-Software und Prozesse stellen Anbieter sicher, dass Fristen eingehalten und Unternehmensdaten sowie personenbezogene Daten von Angestellten geschützt werden. Bei der Auslagerung von Payroll-Services können Sie sich auf die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften verlassen und verglichen mit dem Aufbau einer internen Abteilung zur Gehaltsabrechnung zusätzlich Kosten sparen.

LOHN- UND GEHALTSABRECHNUNG IN CHINA

MSA ist seit mehr als 10 Jahren in China etabliert und operativ tätig. Wir unterstützen zahlreiche Unternehmen bei der Verarbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie in steuerlichen Fragen. Unsere Mandanten, die den Wunsch nach individueller Beratung und der Einhaltung höchster Qualitätsstandards haben, sind in den unterschiedlichsten Branchen mit Niederlassungen in ganz China aktiv. Sie finden in uns einen professionellen, verlässlichen und erfahrenen Partner, der Sie bei der Bewältigung handelsrechtlicher Anforderungen an Ihre chinesische Niederlassung jederzeit unterstützt.